Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Diese Erklärung gilt für soultours-kapverden.de und die darüber angebahnten Reiseanfragen und Buchungen. Unser Angebot richtet sich auch an Reisende in der EU; insoweit gilt die DSGVO.

2. Website und technische Bereitstellung

Beim Aufruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Status- und Fehlerdaten verarbeitet. Das dient der Auslieferung, Sicherheit und Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Internetauftritt.

Die Website wird über HighLevel bereitgestellt. Dabei werden auch Dienste von Cloudflare für die Auslieferung, Sicherheit und technische Leistungsmessung eingesetzt. Die Leistungsmessung erfasst Seitenaufrufe und Ladezeit-/Geräteinformationen; sie arbeitet laut Anbieter ohne Cookies, ohne lokalen Speicher und ohne seitenübergreifende Nutzerprofile. Sie läuft unabhängig von unserer optionalen Besuchsanalyse. Informationen dazu: Cloudflare-Datenschutz.

Schriftdateien werden über die Infrastruktur der Website ausgeliefert. Für die Website-Schriften wird kein gesonderter Dienst wie Google Fonts aufgerufen.

Auch unsere eingebundenen Videos werden über diese Infrastruktur bereitgestellt. Für Domain-, E-Mail- und technische Serverleistungen nutzen wir außerdem Dienstleister in Deutschland.

3. Cookies und eingebettete Formulare

Notwendige Speicherungen sichern Grundfunktionen und deine Datenschutzauswahl (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Optionale Analyse und das Laden eingebetteter Formulare steuerst du selbst. Grundlage ist deine Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit unter Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.

Unser Anfrageformular auf der Seite „Reise planen“ ist direkt in die Seite eingebaut. Es lädt nichts von Dritten, setzt keine Cookies und braucht deshalb keine Freigabe. Was du dort absendest, verarbeiten wir wie unter Ziffer 4 beschrieben.

Unsere Einwilligungseinstellungen

• stcv_consent: Speichert deine Auswahl und ihren Zeitpunkt. Cookie: 182 Tage; ergänzende lokale Speicherung bis zum Widerruf oder Löschen der Browserdaten.
• stcv_consent_log: Lokales Protokoll der letzten 20 Entscheidungen; bleibt bis zum Löschen der Browserdaten erhalten.
• cookie-config: Gibt die Datenschutzauswahl an eingebettete Formulare weiter; Cookie mit 182 Tagen Laufzeit.
• consent-reload: Sitzungs-Cookie zur Unterdrückung der HighLevel-Besuchsanalyse ohne Zustimmung.
• stcv_anfrage_v3: Zwischenstand des Anfrageformulars im lokalen Speicher deines Browsers, damit du später an derselben Stelle weitermachen kannst. Name, E-Mail-Adresse und die übrigen Kontaktangaben werden darin nicht gespeichert. Der Eintrag verfällt nach sieben Tagen und wird nach dem Absenden gelöscht.

Bei optionaler Besuchsanalyse verarbeitet HighLevel aufgerufene Seiten, Herkunft, Sitzungen und Browserkennungen, um Nutzung und Wiederkehr zuzuordnen. Technische Sicherheitsprüfungen der Plattform können außerdem kurzfristige Sicherheits-Cookies verwenden. Angaben zu den Plattformverfahren findest du in den Datenschutzhinweisen von HighLevel.

4. Reiseanfragen und Buchungen

Wenn du unser Anfrageformular nutzt oder uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktangaben, den gewünschten Kontaktweg, Reiseinteressen, Planungsstand, Reisegruppe und weitere freiwillige Angaben. Hinzu kommen Nachrichten, Bearbeitungsstände und technische Nachweise zu deiner Anfrage.

Wir nutzen diese Daten für die Beantwortung, persönliche Beratung, Angebotserstellung und Zuordnung deiner Anfrage. Anfragen über das Formular verarbeiten wir auf eigenen Servern in der EU, die ein Dienstleister in unserem Auftrag betreibt (Art. 28 DSGVO). Dort wird jede Anfrage unverändert gespeichert, zusammen mit einer PDF-Fassung. Wir erhalten sie per E-Mail, und du bekommst automatisch eine Eingangsbestätigung mit deinen Angaben an die angegebene E-Mail-Adresse. Anfragen per E-Mail oder Telefon und Anfragen über unser früheres Formular erfassen wir in unserem Kundenverwaltungssystem HighLevel. Über Angebote und Buchungen entscheiden Menschen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die von dir gewünschte Beratung und Vertragsanbahnung. Ergänzend stützen wir die sichere und effiziente Organisation auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Pflichtfelder benötigen wir, um deine Anfrage zu bearbeiten und dich zu erreichen; weitere Angaben sind freiwillig. Die Formularbestätigung dokumentiert deinen Kontaktwunsch und die Kenntnisnahme dieser Hinweise. Sie ist keine Newsletter-Einwilligung.

Angaben zu deiner Gesundheit, etwa zu einer Allergie, brauchen wir nicht. Machst du sie freiwillig, zum Beispiel unter „Wichtige Informationen“, verarbeiten wir sie auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du mit der Bestätigung im Formular erteilst. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an uns.

Beim Absenden über das Formular verwendet unser Server deine IP-Adresse nur kurz im Arbeitsspeicher, um wiederholte Einsendungen in kurzer Zeit zu begrenzen. Sie wird weder mit der Anfrage gespeichert noch protokolliert. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse am Schutz vor missbräuchlichen Einsendungen.

Bei Anfragen über unser früheres, in HighLevel eingebettetes Formular hat HighLevel technische Metadaten der Einsendung gespeichert, insbesondere die IP-Adresse und die Kennung des Browsers, und der Anfrage zugeordnet. Wir verwenden diese Angaben nicht für Werbung und nicht zur Profilbildung. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bearbeitung der Anfrage sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die technische Nachvollziehbarkeit und den Schutz vor missbräuchlichen Einsendungen. Die Metadaten bleiben mit der Anfrage gespeichert und werden nach Ziffer 7 gelöscht.

Bei einer Buchung verarbeiten wir zusätzlich die erforderlichen Reise-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten zur Vertragserfüllung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Soweit zur Reiseorganisation erforderlich, erhalten gebuchte Unterkünfte, Beförderungs- und weitere Reiseleistungspartner die dafür benötigten Angaben.

5. WhatsApp und Zusammenarbeit im Team

Wenn du uns über WhatsApp kontaktierst, verwenden wir die WhatsApp-Business-App. Verarbeitet werden insbesondere Telefonnummer, Profilangaben, Nachrichten und Kommunikationszeitpunkte. WhatsApp verarbeitet zusätzlich Nutzungs- und Verbindungsdaten in eigener Verantwortung. Die Nutzung ist freiwillig; alternativ erreichst du uns per E-Mail oder Telefon. Für anfrage- und vertragsbezogene Kommunikation gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzend unser Interesse an der Kommunikation über deinen gewählten Kanal nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bitte sende dort keine Ausweis-, Gesundheits- oder Zahlungsdaten.

Für die interne Abstimmung verwenden wir Slack. Dabei teilen wir erforderliche Kontakt- und Reisedaten sowie den Bearbeitungsstand mit den zuständigen Teammitgliedern. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und unser berechtigtes Interesse an effizienter Zusammenarbeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Empfänger und Verarbeitung im Ausland

Je nach Nutzung erhalten folgende Dienstleister oder Empfängerkategorien die für ihren Zweck erforderlichen Daten:

• HighLevel, Inc. / LeadConnector, USA: Website, Formulare, Kundenverwaltung und E-Mail-Kommunikation. Datenschutzbedingungen.
• Cloudflare, Inc., USA: Auslieferung, Sicherheits- und Leistungsfunktionen der Website. Datenschutzhinweise.
• Hosting-, IT- und E-Mail-Dienstleister in der EU: technischer Betrieb, das Anfrageformular und anfragebezogene Kommunikation.
• Slack Technologies / Salesforce, Irland und USA: interne Teamkommunikation. Datenschutzhinweise.
• WhatsApp Ireland Limited / Meta, Irland und USA: Kommunikation, wenn du WhatsApp nutzt. Datenschutzhinweise.
• Reiseleistungspartner sowie erforderlichenfalls Steuer-/Rechtsberatung und zuständige Behörden: Reiseabwicklung und gesetzliche Pflichten.

Eine Verarbeitung kann auch in den USA stattfinden. Die genannten US-Dienste sehen in ihren Datenschutzbedingungen je nach Verarbeitung das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Empfänger und/oder EU-Standardvertragsklauseln vor. Informationen zu diesen Garantien sind über die oben verlinkten Anbieterinformationen erhältlich; du kannst sie auch bei uns anfordern.

Wir bearbeiten Anfragen und Buchungen auch an unserem Unternehmenssitz in Cabo Verde. Für Cabo Verde besteht kein EU-Angemessenheitsbeschluss. Soweit eine Übermittlung zur Erfüllung deiner Reisebuchung oder für die von dir gewünschten vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, beruht sie auf Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dies gilt nicht pauschal für andere Verarbeitungszwecke.

7. Speicherdauer

Nicht gebuchte Reiseanfragen löschen oder anonymisieren wir spätestens 24 Monate nach der letzten inhaltlichen Aktivität. Dazu zählen beispielsweise eine neue Reiseangabe, eine echte Antwort oder ein Beratungsgespräch. Automatische Nachrichten, Öffnungen oder technische Änderungen verlängern die Frist nicht. Das gilt auch für Anfragen über das Formular; solange danach nichts Weiteres geschieht, zählt der Eingang. Aus unseren Datensicherungen verschwindet eine gelöschte Anfrage spätestens 30 Tage später.

Buchungs-, Rechnungs- und Geschäftsunterlagen bewahren wir nach den jeweils anwendbaren gesetzlichen Fristen auf. Ist eine weitere Speicherung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich, beschränken wir die Nutzung auf diesen Zweck. Danach werden die Daten gelöscht. Technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Sicherheit und die Untersuchung konkreter Störungen erforderlich sind.

8. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die bisherige Rechtmäßigkeit bleibt davon unberührt.

Schreibe dazu an [email protected]. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung einschließlich eines entsprechenden Profilings findet nicht statt.

9. Hinweise für die Schweiz

Für Personen in der Schweiz gelten ergänzend die Rechte des Schweizer Datenschutzgesetzes, insbesondere auf Auskunft, Berichtigung und Datenherausgabe. Empfänger, Zwecke und Empfängerländer ergeben sich aus den vorstehenden Angaben. Für Übermittlungen in die USA kommen je nach Empfänger das Swiss-US Data Privacy Framework oder anerkannte Standardvertragsklauseln in Betracht. Zuständige Schweizer Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich unsere Verarbeitungen ändern.